Es gibt viele Ursachen für einen Datenverlust.
Die Hauptursache für einen Datenverlust liegt im Grunde in der Unachtsamkeit des Benutzers. Und diese Unachtsamkeit resultiert fast immer aus mangelnder Sachkenntnis was die Funktionsweise von Festplatten, USB-Sticks, SD-Karten, etc. oder den Umgang mit dem Internet betrifft. Es folgt ein kleiner Auszug der 3 häufigsten Fehler, die unsere Kunden im Alltag so machen.
1. Achtloses Herausziehen von USB-Sticks und externen Festplatten mit USB-Anschluss.
Wenn der Datenträger nun aber einfach abgezogen wird, obwohl gerade darauf geschrieben wird (oft sieht man das nämlich gar nicht), befinden sich anschließend Daten mit fehlender Integrität auf dem Stick oder auf der Festplatte. Beim nächsten Anstöpseln prüft der PC den Datenträger und fragt dann plötzlich „Soll der Datenträger formatiert werden?“ Ein Klick auf NEIN ist erstmal angebracht. Normalerweise werden dann alle integeren Dateien, also funktionierenden Dateien im Windows-Explorer wieder angezeigt. Erfolgte jedoch zum Zeitpunkt der Unterbrechung ein Schreibzugriff auf die FAT bzw. MFT (quasi das Inhaltsverzeichnis der Datenblöcke) oder dem Datenblock selbst, wird der PC den Datenträger bei erneuten Anschluss als fehlerhaft bzw. defekt erkennen. Aus Sicht des Nutzers sind dann alle oder ein Teil der Daten weg.
Schlimm ist das nicht wirklich. In den meisten Fällen lässt sich mit geeigneten Tools die Datenstruktur auslesen und ein neues „Inhaltsverzeichnis“ anlegen. Lediglich die Datei, die wegen der Unterbrechung nicht zu Ende geschrieben wurde, muss neu geschrieben werden. Wichtig ist aber, dass man nach einem solchen Vorfall nicht anfängt zu experimentieren! Damit kann man sich tatsächlich alle Dateien unwiederbringlich zerstören. Also ab zum Fachmann für Datenrettung!
Vermeiden lässt sich das Problem übrigens ganz einfach, wenn auch etwas umständlich. In der Windows Infobox auf das USB-Stecker-Symbol klicken. Nach einigen Sekunden erscheinen sämtliche per USB angestöpselte Geräte. Dort auf das Gerät klicken das abgezogen werden soll. Nach weiteren wenigen Sekunden kommt dann das OK dazu.
2. Herunterfallende oder angestoßene Festplatten
Stürzt also eine Festplatte im laufenden Betrieb von der Tischplatte auf den Boden, während sie z.b: gerade schreibt oder liest, dann ist die Gefahr enorm groß, dass ein Schreib-/Lesekopf einmal kurz auf einen Platter aufschlägt. Der Effekt ist dann vergleichbar mit einem Crash auf der Autobahn. Während die Autos dort mit etwa 200 km/h unterwegs sind und sich dort plötzlich eine 1m hohe Bodenwelle auftut. Was dann passiert brauchen wir wohl nicht näher erläutern. Handelsübliche Festplatten sind mit 5.400 bis 7.200 Umdrehungen pro Minute zwar deutlich langsamer. Das Schadensbild ist nach einem sogenannten Headcrash aber nahezu identisch.
Wenn die Festplatte nach solch einem Sturz nicht mehr erkannt wird und/oder ungewöhnliche Geräusche von sich gibt, dann sollten Sie die Festplatte unbedingt abklemmen und keine weiteren Versuche mehr starten. Sonst kommt es u.U. zu einem totalen Datenverlust. Hier ist der Datenretter wieder gefragt.
3. Virenbefall durch Surfen auf fragwürdigen Internetseiten
Auch hier trägt der User eine recht hohe Verantwortung, oft sogar eine Mitschuld. Denn die allermeisten Fälle ließen sich durch mehr Achtsamkeit vermeiden. Wie es insbesondere in Großstädten die sogenannten dunklen Ecken gibt, sind diese auch im Internet zu finden. Wer im Netz nach illegalen Dingen oder nach Kurzfilmen für Erwachsene sucht, landet beinahe zwangsläufig auf den einschlägig als Virenschleudern bekannten Internetseiten. Entweder sind bereits die Webseiten selbst entsprechend präpariert, oder es sind die zahlreichen darauf befindlichen Werbebanner deren Scripte für das Einschleusen der Schadsoftware sorgen.
Firmen-PC nicht privat nutzen
Noch pikanter ist die Tatsache, dass es gerade in kleinen Firmen mit wenigen Mitarbeitern oft keinen Administrator gibt, der dafür sorgt, dass Mitarbeiter nicht auf solchen Seiten unterwegs sind. Da werden zum Teil wichtige PC’s, auf denen die komplette Finanzbuchhaltung der Firma läuft, als Test-PC für neue, irgendwo aus dem Netz geladenen Software missbraucht. Dabei hat das nicht unbedingt etwas mit Dummheit zu tun. Vielmehr ist es einfach die fehlende Weitsicht oder mangelnde Erfahrung und Unwissenheit, die den Nutzer zu solchen Taten veranlasst.
Vorsicht bei eMail-Anhängen
Es gibt aber auch Fälle, die selbst vorsichtige PC-Nutzer in die Falle tappen lässt. Gemeint sind die weitläufig bekannten Spam-Mail’s mit ihren Anhängen. Die meisten Menschen würden eine eMail gleich löschen, wenn sie im Anhang einer grammatisch katastrophalen eMail eine rechnung.exe sehen. Wirklich problematisch wird es aber, wenn eine Firma eine gut gemachte Bewerbung als eMail bekommt, mit einer bewerbung.doc im Anhang. Kaum jemand würde da Verdacht schöpfen. Wird diese geöffnet, könnte jedoch ein im Dokument enthaltenes Makro leicht ein Script auf der Festplatte ablegen, das an allen Sicherheitsmechanismen vorbei den Kontakt zur Außenwelt sucht.
Das Ende vom Lied ist im Grunde immer das gleiche. Der Rechner ist innerhalb kürzester Zeit komplett mit Viren verseucht. Dateien und Programme funktionieren plötzlich nicht mehr, Webseiten lassen sich nicht mehr aufrufen, der Rechner wird seltsam langsam oder er wurde gleich komplett durch eine Erpressersoftware (Ransomware) verschlüsselt.
Einen 100%igen Schutz wird es natürlich nie geben. Aber mindestens 90% aller uns bekannten Fälle wären sehr leicht vermeidbar gewesen:
- Betriebssysteme immer auf aktuellen Stand halten
- Antiviren-Software verwenden und stets aktuell halten
- Die Antiviren-Software sollte grundsätzlich auch den Browser und Mail-Client überwachen
- Sicherheitseinstellungen der Betriebssysteme und Office-Pakete auf Standardeinstellungen lassen
- Die vorgenannten Punkte gelten natürlich für alle zusätzlich installierten Programme
- Regelmäßige Backups auf externe Datenträger
- Keine Mail-Anhänge aus unbekannten Quellen öffnen
- Fragen Sie im Zweifel jemanden, der sich damit auskennt
Grundsätzlich sollte wirklich jede noch so kleine Firma, die von PC-Arbeitsplätzen abhängig ist, mindestens einen IT-versierten Mitarbeiter einstellen. Er sollte neben seiner Haupttätigkeit in der Lage sein, sämtliche Arbeitsplätze auf IT-Sicherheit zu prüfen und seinen Kollegen Support in IT-Fragen leisten zu können. Idealerweise ist dieser Mitarbeiter auch gleich der Datenschutzbeauftragte, der mit der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung vom 25. Mai 2018 (DS-GVO) in jedem größeren Unternehmen bereitgestellt werden muss.
Wer einen solchen Mitarbeiter jedoch nicht einstellen kann oder will, sollte zumindest auf externe Dienstleister zurückgreifen. Diese können via Fernwartung den Arbeitsplatz prüfen und warten. Oder in regelmäßigen Abständen vor Ort entsprechende Wartungen durchführen.
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